为解决传统采购难题，复旦大学于2022年启动采购与招标管理系统建设，2023年7月正式运行。系统以“全流程、一体化”为核心理念，具有全流程电子化控制、一体化平台设计、多终端协同支持等特点，为高校采购数字化转型提供了范例。

复旦大学高度重视采购信息化建设，始终坚持通过技术赋能推动采购流程规范化、管理精细化、服务人性化，全面提升采购工作的透明度、效率和师生满意度。2022年8月，学校正式启动采购与招标管理系统建设项目。通过周密规划、高效开发与协同推进，系统于2023年1月上线试运行，并于2023年7月顺利通过验收，进入正式运行阶段。系统秉承“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”原则，以“全流程、一体化”为核心设计理念，在严格遵守国家法律法规和学校相关制度的前提下，将采购业务所涉及的各类主体、各个环节全面纳入统一平台，实现采购业务的数字化转型。目前，系统已安全稳定运行2年8个月，累计处理各类采购项目2880项，显著提升了采购工作的质量、效能与用户体验。

一、建设背景与过程

随着学校“双一流”建设的深入推进，科研项目和基础设施投入持续增加，采购规模不断扩大，采购品类日益多样。传统采购模式暴露出一系列突出问题，例如，审批流程冗长、部门之间信息存在严重壁垒、纸质材料流转效率低下、全过程监控存在盲区、廉政风险防控难度大等。此外，师生对采购服务的高效、便捷和透明提出了更高要求。为此，学校将采购信息化建设列为年度重点任务，旨在构建一个覆盖全流程、打通多部门、支持多角色的现代化采购管理平台。

项目建设历经前期论证、需求调研、招标采购、系统开发、用户测试、试运行和正式上线等多个阶段。经主要领导批示同意后，2022年7月采购招标部门成立专项工作组，全面梳理业务流程，明确系统架构与功能需求。通过公开招标确定承建单位后，项目组采用敏捷开发模式，分阶段推进系统构建，并于2023年1月实现系统上线试运行。在随后6个月的试运行期间，通过持续收集用户反馈、优化系统功能、强化稳定性，系统于2023年7月通过最终验收，正式全面投入使用。

二、系统核心特点

（一）全流程电子化控制

系统实现了从采购需求提出、立项审批、采购执行（包括招标、竞价、谈判等多种方式）、评标定标、合同、备案、电子归档等全部环节的线上化、标准化管理。每一个节点均系统留痕、权责清晰、可查可溯，不仅有效规范了采购行为，而且实现了对项目进度的实时动态监控与全面审计追踪。

（二）一体化平台设计

系统创新性地将采购内部管理功能与电子招标投标交易系统深度融合，构建了统一的管理与执行环境。一方面，系统将采购内部管理与电子交易有机整合为一体，系统不仅包括采购内部管理所需要的审批、数据统计等功能，还融合了单独的招标、投标的电子交易功能，两个既有联系又各自相对独立的功能系统在复旦大学采购与招标管理系统内有机整合为一个系统，实现有机统一。另一方面，系统为教职工、归口管理部门、招标代理、评审专家、供应商、监督机构等不同角色提供一站式服务入口，实现了业务协同与数据共享。

（三）多终端协同支持

系统全面支持个人计算机（PC）端和移动端（微信服务号、小程序等）同步访问与操作，极大提升了用户使用的便捷性与及时性。教职工可随时随地进行采购申请、进度查询，管理人员可移动审批，评审专家可实现电子评标，显著提高了业务办理效率。

（四）系统集成与数据共享

系统与学校统一身份认证、人事、资产合同等平台深度融合，实现了基础数据互联互通和业务协同。通过推动“采资一体化”，有效打破信息孤岛，提升整体管理效能，为学校数字化治理提供系统支撑。

三、系统主要功能

（一）一体化业务服务

系统全面涵盖货物、服务、工程等采购类型，整合了采购需求管理、意向公开、审批立项、电子招标投标、合同管理等核心业务模块，并针对科研采购等特点开发了分散比价、急需采购、网上竞价等特色功能。同时，系统还提供供应商管理、专家库管理、招标代理机构管理等基础资源管理模块，为采购活动提供全面支撑。

（二）全生命周期采购业务管理

在系统将预算、采购、资产合同等环节有机衔接，实现从项目申请、采购执行、合同签订、供应商管理等的全生命周期管理。通过结构化数据管理与流程驱动机制，系统可对采购项目进行实时监控和风险预警，同时为管理决策提供数据支持。

（三）相关系统互联及提供移动服务

系统规划并实现了采购系统与校内资产合同等管理系统的互联互通，以及预留与外部招标平台的数据交换与业务融合结口。通过开放式接口设计，推动系统间基础数据共享与业务流程协同，消除信息孤岛，提升管理整体性和数据利用价值。 

系统与采购招标门户网站、微信服务号无缝衔接，支持用户绑定工号，实现移动端业务办理、公告查询、政策浏览等功能，为教职工提供“随时随地、触手可及”的采购服务。

（四）风险防控功能

采购立项申请阶段，系统通过经费代码与同品目设备识别，预警提醒拆分项目风险，防止化整为零规避政府采购违规行为；采购项目实施阶段，分析获取采购文件供应商的系统信息、投标文件编制与递交等全过程的硬件环境如媒体访问控制（MAC）地址检测、供应商互联网协议（IP）地址检测、硬盘序列号等手段，对采购项目开展围标串标行为分析，可有效发现潜在违规操作，防范串通投标等不正当行为。

在评审阶段，实现评标室监控硬件与采购系统的无缝对接，支持视频内容同步读取与历史回放。监控数据与采购项目关联，加强过程监督与审计追踪，同时通过权限控制确保视频信息安全。

（五）核心模块与功能

1.采购意向公开与采购需求调查

该模块落实《政府采购需求管理办法》及《关于开展政府采购意向公开工作的通知》，构建了完整的采购意向管理流程。主要功能包括：采购意向填报、审核、汇总、发布、应用及校验。采购意向公开一键导出并可导入到财政部管理平台。在发布采购意向公开的同时，系统将自动同步发布采购需求调查公告，并实现数据的自动收集，提升需求调查工作的便捷性、公开性与高效性。供应商可通过公告了解采购内容和基本需求，并填报企业信息、产品优势、报价、相关业绩与案例，帮助采购人全面掌握市场供给情况，为后续采购决策提供有力支撑。

2.采购项目立项审批

采购项目立项审批是采购工作的重要环节，也是系统重要内容。系统对采购业务流程进行了全面梳理和优化，涵盖从采购申请、受理、审批立项的全过程。重新设计的采购申请表单简化了填写内容，支持向导式操作，提升用户体验。系统根据项目预算和类别自动推送至财务处等职能部门进行审批，实现立项流程的灵活流转和指派，并能随政策变化动态调整。项目立项后，系统根据项目特性自动匹配采购组织方式，并推送至相应的平台执行，确保采购数据完整回传，业务流程无缝衔接。

3.各类采购方式交易及评审平台

系统包括各类法定政府采购方式交易平台，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等分散采购方式、政府集中采购以及复旦大学特有的快速交易、科研分散比价、网上竞价等交易平台，采购文件发布、获取、提交响应文件、开标、报价、评审等活动全部在线上实现，各模块既相对独立又有机联动，满足多样化的采购业务场景，为采购活动的规范、高效开展提供全面支撑。

4.招标代理和评审专家管理

系统构建了代理机构轮序分配机制，完善了用户单位和采购中心的评价体系。对于每个项目采购与招标管理中心（以下简称“采招中心”）和用户经办人均可对代理机构的服务进行评价打分，根据考核数据进行奖惩。系统按月汇总代理服务考核数据，对考评较差的代理机构实施“暂停”限制，对年度考评前两名的招标代理进入复旦大学优秀代理库，确保学校重大项目在优秀代理中轮序。

系统包括评审专家库管理，涵盖校内外专家注册、审核入库、查询及专家抽取、回避、暂停机制。通过专家库，可高效管理评审资源，支持按项目需求抽取合适专家参与项目的需求论证、评审。

5.供应商信用管理

通过证书授权中心（CA）认证实现供应商注册信息自动同步，简化审核流程。依据学校供应商管理办法，建立信用评分体系，对供应商不良行为进行认定和处理，根据信用等级实施差异化权限管理，促进供应商诚信履约和服务提升。

6.采购日程和事项提醒

系统提供采购日程管理功能，包括工作周报、开标月历、评标月历等内容，便于相关人员随时查阅，全面掌握各类采购工作的进度与安排。通过可视化的日程呈现方式，用户能够直观了解项目计划与关键节点，避免遗漏或延误。系统还会根据预设时间节点，自动向项目相关角色推送事项提醒，列出当日待办事项及历史未办结事项，帮助用户明确当前工作重点。该功能既提升了采购过程的计划性与可控性，又强化了日常工作的提醒与监督，确保采购活动有序高效推进。

7.各角色年度报告

系统根据不同的角色，设计每个角色所关心的年度报告内容，通过公众号自动推送采购年度报告。报告内容基于系统真实数据，结合动画、图表与活泼文案，全面展示年度采购工作情况，为各角色提供决策参考和工作总结。

8.价格库大数据服务

自动采集各级政府采购网和高校采购数据，建立价格信息库，提供商品品牌、型号、成交价等关键信息的查询与比对功能，辅助用户进行市场调研和预算编制，提升采购经济效益。

9.财政部预算一体化辅助填写

包含合同备案模块，适配财政部预算管理一体化系统要求，支持字段录入、数据同步与视图导出。实现内贸、外贸及政府集中采购合同数据的无缝对接，减少重复录入，提升数据准确性和工作效率。

10.电子化归档

项目全过程档案在线一键生成。从采购立项审核到项目招标执行的全过程资料归档，自动实现电子化处理，并按照预设规则对文件进行统一命名，避免人工操作失误。归档资料可随时追溯，支持一键打包导出，便于查询归档。

四、建设成效与经验

系统上线以来，已有各类用户9976人，完成2880个采购项目的全流程管理。据不完全统计，采购审批效率较之前提升超过50%（其中一个项目从提交审请到完成多部门审批，最快审批时间仅用时16分14秒），平均采购周期缩短40%以上，师生对学校采购工作的满意度显著提升。回首系统建设使用的全过程，我们认为成功的关键在于以下几点。

一是顶层设计、统筹推进。学校领导对采购信息化工作高度重视和支持，多部门协同参与，从学校采购和信息化建设整体考虑，保障了业务流程优化与系统实现的有效衔接。

二是用户为本、迭代开发。系统建设始终坚持以用户需求为导向，采用敏捷开发模式，小步快跑、持续优化，确保了系统好用、易用。

三是规范引领、技术赋能。将相关采购法律法规制度要求嵌入系统流程，通过技术手段固化规范，同时引入智能监控与分析工具，提升风险防控能力。

五、未来展望

下一步，学校将继续深化采购系统的应用与创新，主要包括以下几方面。

一是进一步探索人工智能、大数据技术在采购需求预测、供应商评估、价格监测、防范围标串标等方面的应用。二是推动采购与预算、资产、财务支付等系统的更深度融合，打造“采购—资产—财务”一体化数字生态。三是进一步扩展移动端功能，提升系统智能化、个性化服务水平。四是建设采购数据中台，强化数据治理与分析能力，为学校资源配置和决策提供更强大支撑。

复旦大学采购与招标管理系统的成功建设与运行，不仅标志着学校采购管理正式迈入全流程数字化新阶段，也为高校采购数字化转型提供了可借鉴的实践范例。学校将继续以数字化转型推动管理服务变革，为建设世界一流大学提供坚实保障。

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